Как все успеть?

Недавно, работая над одним консалтинговым проектом, я вновь задумался над давно занимающим меня вопросом. Посудите сами. Интересно получается: в любой мало-мальски успешной компании ведется четкий учет движения денег. Без этого не выживет ни один бизнес. Мелкий предприниматель сам ведет книгу доходов и расходов, а потом, возможно, сводит их в Excel. В крупных компаниях учетом занимаются целые отделы.

Однако деньги, при всей их важности, ресурс восполнимый. То есть, потратив их раз, можно заработать снова. Другое дело – время. Его нам отмеряно некоторое количество, и все, что мы можем — это успеть сделать больше за свою, недолгую по вселенским масштабам, жизнь: в бизнесе, семье, дружбе и т. п. При этом найдется немного людей, которые знают точно, куда уходит их время. Попытайтесь сказать, на что сегодня у вас ушло сколько минут и часов. Можете? А вы уверены, что оценка точная?

По моему опыту (темой тайм-менеджмента я занимаюсь с 2002 года), людей, точно знающих, куда утекает их жизнь, — единицы. Вот и проведите параллель с бизнесом: представьте на секундочку, что на просьбу гендиректора предоставить отчет о расходах за прошедший месяц бухгалтер разводит руками и говорит «ну я, конечно, примерно догадываюсь, на что мы тратили деньги…».  Нонсенс, правда?

Посему сегодня совершенно конкретная техника. Некоторые авторы и тренеры по тайм-менеджменту считают ее чересчур сложной и лишней, но, по моему опыту, те, кто не выполнял ее качественно хотя бы раз в жизни (в течении срока, о котором я скажу ниже), не владеют своим временем — своей жизнью — своей судьбой.

Учет времени

По сути техника очень простая. Как бухгалтер фиксирует все хозяйственные операции, происходящие в компании, так и вам предлагается в течение некоторого времени тщательно хронометрировать свой день. Письменно. То есть, чертите табличку с графами: время начала, длительность, занятие, объект. И в назначенный час начинаете ее тщательно заполнять. Пример в таблице.

Далее аналогично. Пометки лучше делать сокращенно для экономии времени на запись. В вышеприведенном примере: Ч — чай, Ко — коллеги, Кл — клиенты. Объект — конкретный коллега, клиент и т. п. Это понадобится вам потом для аналитики, которую можно делать как вручную, так и в Excel'е.

Зачем все это нужно?

Во-первых, у вас появляется чувство времени и ощущение его ценности. И теперь, прежде чем записать некоторое действие, вы задумываетесь: «А оно мне надо? Какова цель (ценность) этого действия? Может быть, есть нечто более важное, что я должен делать сейчас?» Поверьте, более продуктивные вопросы трудно найти.

Во-вторых, у вас появляется четкое понимание, куда вы расходуете свое время. А это уже почва для анализа и принятия решений.

Как следствие, сильно оптимизируется рабочий (и не только) день. Применение только этой техники у некоторых моих клиентов (руководителей) экономило до трех часов в день.

Через какое-то время (21-42 дня ежедневного применения этой техники) ощущение времени входит в привычку и остается с вами навсегда. Дальше хронометраж не обязателен. Хотя я обычно рекомендую (и сам делаю) раз в год хотя бы недельку учитывать свое время для обновления навыка. В итоге у вас уменьшается количество стрессов от того, что время утекает «сквозь пальцы», дела «давят на вас», а вы мало что успеваете.

Вы получаете больше времени, избавляетесь от кучи мелочных задач, которые «разрывали вас на части». Т. е. вы становитесь свободнее. Что делать с освободившимся временем — решать вам. Здесь тоже есть о чем поговорить, но… как-нибудь в другой раз. 

При ведении хронометража важно соблюдать несколько нехитрых правил:

1) Учитывайте время письменно! Наша память — не самое надежное место. Да и самооценка не дает признать, сколько времени порой уходит на болтовню с коллегами и хождение по Интернету или смотрение телевизора.

2) Записывайте любое переключение внимания. То есть, если вы работали над документом и вдруг зазвонил телефон, то прежде чем начать разговор, потратьте секунду на фиксацию его начала в предусмотрительно подготовленнном блокнотике или бланке. Иначе информация будет сильно искаженная и ценность методики резко упадет.

3) Ведите записи в течение всего того периода времени, который вы себе наметили. Лучше быть реалистом и не мучить себя. А взять для начала, к примеру, первую часть рабочего дня (9-13), и ее тщательно хронометрировать несколько дней, пока не увидите закономерности и т. п. Потом можно браться за вторую половину дня и т. п. Можно проанализировать и свои выходные, ведь их так мало: вы уверены, что используете их наилучшим образом?

4) Если перестали вести учет (забыли, надоело, самооценка воспротивилась и т. п.), то как только вспомнили об этом… правильно: возобновляете учет.

5) Вечером анализируйте бланк за день, делайте выводы.

В тайм-менеджменте есть немало интересных техник. И мы к ним еще вернемся. Сейчас важно понять одно: если вы хотите жить счастливо, вам необходимо контролировать свое время. С внедрения учета начинается построение любой управленческой системы, а уже за ним следует постановка анализа и планирования.

Если эта тема вам интересна, вы можете изучить нюансы на тренинге по тайм-менеджменту, который я периодически провожу.

Лучшая книга об учете времени: Даниил Гранин. «Эта странная жизнь». Только, пожалуйста, не подменяйте чтением реальные действия по улучшению своей жизни!

Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, коуч
Сайт: www.mrybakov.ru
E-mail: info@www.mrybakov.ru